Что такое информационное письмо
Информационное письмо — это официальный документ, с помощью которого организация или частное лицо сообщает другой стороне важную информацию. Оно может касаться изменений в графике, реквизитах, условиях работы, событий, новостей, новых продуктов или правовых моментов.
Информационные письма не требуют ответа, но могут содержать рекомендации, просьбы или инструкции.
Зачем нужно информационное письмо
Такой документ необходим, когда важно:
Оповестить клиентов, партнёров или сотрудников о важных изменениях;
Подтвердить факт или событие;
Официально зафиксировать информацию без необходимости заключения договора;
Предотвратить недопонимание или споры;
Сохранить деловую репутацию и прозрачность взаимодействия.
Виды информационных писем
В зависимости от цели различают:
Оповещающее — уведомление об изменениях (график, цены, адрес).
Разъясняющее — поясняет решение, политику или процедуру.
Представляющее — информирует о новой услуге, продукте, акции.
Рекламно-информационное — сочетает факты с мягкой промо-подачей.
Письмо-подтверждение — фиксирует факт отправки документов, получения заявки и т.д.
Внутреннее — для сотрудников компании (приказ, уведомление, объявление).
Что должно быть в информационном письме
Хорошее письмо включает:
Шапку с реквизитами отправителя (если официальное);
Адресата — имя, должность, компанию (если нужно);
Тему письма — кратко и по существу;
Основной текст — изложение сути сообщения;
Контактные данные — кому можно задать вопросы;
Подпись ответственного лица и/или печать (при необходимости).
Примеры ситуаций, когда используется информационное письмо
Уведомление клиентов о повышении цен;
Сообщение поставщикам об изменении реквизитов;
Информация о запуске новой линейки продукции;
Письмо сотрудникам о переходе на удалённую работу;
Уведомление партнёров о смене юрлица.
Как написать информационное письмо: пошагово
Определите цель — что и зачем нужно сообщить.
Определите адресата — физлицо, компания, отдел, категория.
Выберите тон — официальный, нейтральный, корпоративный.
Составьте текст по структуре:
Вступление (краткий контекст)
Основная информация (что произошло, что изменилось)
Заключение (что делать, кому обратиться)
Проверьте грамотность и точность формулировок.
Подпишите и отправьте — бумажным письмом, email или через систему ЭДО.
Основные выводы
Информационное письмо — это официальный способ сообщить важную информацию, не требуя ответа.
Его цель — предупредить, разъяснить, зафиксировать или представить изменения.
Стиль должен быть деловым, лаконичным и конкретным.
Грамотно составленное письмо снижает риски недопонимания и укрепляет деловые отношения.
